ඔයාට ඕන ඕන විදිහට මගේ worksheet එකේ දත්ත ඇතුළත් කරන්න බෑ

කාර්යාලයෙහි  worksheet එකක් කිහිප දෙනෙකු වෙත ලබාදී  දත්ත ඇතුළත් කරවා ගන්නට  ඔබ උත්සාහ කර ඇත්නම් එහිදි ඔබ පත්වූ අපහසුතාවට පිළිබඳව මා අමුතුවෙන් විස්තර කිරීමට අවශ්‍ය නැත. එක් එක් අප කැමති කැමති ආකාරයෙන් දත්ත ඇතුළත් කිරීමත්, වැරදි දත්ත ඇතුළත් වීමත් බොහෝවිට සිදුවෙන පොදු කාරනාවක් වේ. මෙවැනි ගැටලු මඟහරවා ගැනීමට තිබෙන  හොදම අදේශනය වනුයේ  එක්සෙල් හී තිබෙන  Data Validation පහසුකමයි. මෙම පහසුකම වඩා නම්‍යශීළී වන අතරම මෙම පහසුකම භාවිතයෙන් පහත දැක්වෙන පහසුකම් ආදේශ කරගත හැකිවේ

අප එකින් එක පහසුකම් විමසා බලමු.

මෙම පහසුකම මගින් cell එකක ඇතුළත් කළ හැකි දත්තයන් සමූහයක් ලැයිස්තුවක් ලෙස හඳුන්වා දීමක් කළ හැකිය. පහත දැක්වෙන worksheet එක හදුනාගන්න.


මෙහි
Expense Description ලෙස දැක්වෙන  column එකෙහි ඇතුළත් කරනුයේ  Hotel /Telephone/
Meals

යන තොරතුරු පමනක්ම නම් ඒ සඳහා Data Validation යටතේ ඇති පහසුකමක් වන list යන්න භාවිත කළ හැකිය. එම ක්‍රියාවලිය සිදුකරනු ලබන ආකාරය විමසා බලමු මෙහිදී පළමුවෙන්ම මෙම worksheet එකෙහි Expense Description යන column එක සම්පූර්ණයෙන් තෝරාගැනීමෙන් අනතුරුව  Data tab එකෙහි දැක්වෙන Data Validation යන්න තෝරාගන්න.


 

පසුව  Validation Criteria යන්නට පහතින් දැක්වෙන Allow යන්නෙහි දැක්වෙන Any Value වෙනුවට ඉන් list යන්න තෝරාගන්න. මෙහිදී ඔබට list එකක් ලෙස දැක්විය යුතු දත්තයන් හඳුන්වා දීමක් කළ යුතු අතර මේ සඳහා ඔබ Source යටතේ දකුණු පසින් දැක්වෙන කුඩා නිරූපකය ක්ලික් කිරීමෙන් පසුව එම ලැයිස්තුවෙහි දැක්විය යුතු දත්තයන් පිහිටා ඇති ස්ථානය හඳුන්වා දිය හැකිය. ඔබ විසින් සාමාන්‍යයෙන් කළ යුතු වනුයේ මෙවැනි ලැයිස්තුවක් ලෙස පෙන්විය යුතු දත්තයන් සියල්ල වෙනත් ස්ථානයක උදාහරණයක් ලෙස වෙනත් Worksheet එකක ඇතුළත් කොට එය මේ අවස්ථාවේදී හඳුන්වා දීමය.  මෙම හදුන්වා දීමෙන් පසුව මෙම validation කවුළුවෙහි දැක්වෙන ok බොත්තම ක්ලික් කරන්න.


පසුව ඔබ විසින් Expense Description යන column එකෙහි ඕනෑම cell එකක් වෙත cursor එන ගෙන ගිය පසුව අප විසින් හදුන්වා දුන් ලැයිස්තුව තෝරාගැනීමට අපට හැකිවනු ඇත.

මෙම ක්‍රියාවලිය මගින් බොහෝවිට වැරදි දත්ත ඇතුළත් කිරීම අවම කළ හැකිය. 

  • සෙල් එක තුළ ඇතුළත් කළ යුත්තේ කුමන ආකාරයේ දත්තයක් ද යන්න පනිවිඩයක් ආකාරයෙන් දර්ශනය කිරීම

මෙය බොහෝ විට වැදගත් වනුයේ කුමන ස්ථානයක කුමන ආකාරයේ දත්තයන් ඇතුළත් විය යුතුද යන්න දත්ත ඇතුළත් කරනු ලබන පුද්ගලයා හට ඉගි කිරීම සඳහාය. ‍මෙම පහසුකම ආදේශ කරනු ලබන ආකාරය පිළිබඳව විමසා බලමු. ඔබ විසින් පළමුව වෙනැනි පනිවිඩයක්,ඉඟියක් දැක්විය යුත්තේ කුමන Row එකකට කුමන Column එකකට යන්න හදුනාගන්න ඒ අනුව ඔබ විසි Row හෝ Column එක තෝරාගැනීමක් කිරීමෙන් පසුව Data ටැබයේ දැක්වෙන Data Validation නිරූපකය තෝරාගන්න.  ඔබ වෙත ලැබුනු  Data validation කවුළුවෙහි Input Message ටැබය තෝරාගැනීමෙන් පසුව දත්ත ඇතුළත් කරනු ලබන පුද්ගලයාට දිස්විය යුතු පනිවිඩය  සටහන් කරන්න.


මෙලෙසින් පනිවිඩය සටහන් කිරීමෙන් පසුව මෙහි ok යන්න තෝරාගන්න.
පසුව ඔබ විසින් දත්ත ඇතුළත් කිරීම සඳහා අදාල cell එකක් වෙත පිවිසුනු පසුව පහත දැක්වෙන ආකාරයෙන් සටහන් කළ පනිවිඩය දැක්වෙනු ඇත.



  • වැරදි දත්ත ඇතුළත් කිරීමට ඉඩ ලබානොදීම

මෙම ක්‍රියාවලියේදී අප වෙත දත්ත ඇතුළත් කිරීමට උත්සාහ කිරීමේදී මෙලෙසින් පනිවිඩයක් දර්ශනය වූවද කැමති ආකාරකින් දත්ත ඇතුළත් කළ හැකිය (කොන්දේසියට එකඟ නොවන දත්ත පවා ඇතුළත් කළ හැකිය). මෙලෙසින් ඇතුළත් විය යුතු දත්තයෙන් පිට වෙනත් කිසිවක් ඇතුළත් කිරීමෙන් වැළැක්වීම සඳහා Data Validation කවුළුවෙහි Settings ටැබයෙහි දැක්වෙන Validation Criteria යන්නට පහතින් දැක්වෙන Allow යන්නෙහි දැක්වෙන Any Value වෙනුවට Whole numer යන්න තෝරා ගන්න.

මෙහිදී Data යටතේ between,not between, ආදී ලෙස කොන්දේසි ආදේශ කිරීමක් කළ හැකි අතර ඔබට කැමති කොන්දේසිය මෙහි ඇතුළත් කළ හැකිය. අපට 10 සිට 500 දක්වා පමණක් වන අගයන් පමණක් ඇතුළත් කිරීම සඳහා අවශ්‍ය බැවින් මින් between යන්නත් පසුව Minimun යටතේ 10 ය යන අගයත් Maximum යටතේ 500 යන අගයත් සටහන් කළ හැකිය. මෙම ක්‍රියාවලියෙන් පසුව දත්ත ඇතුළත් කිරීමේදී 10ට අඩු අගයක් ඇතුළත් කිරීමේදී හා 500 යට අඩු අගයක් සටහන් කිරීමේදී වැරදි ඇතුළත් කිරිමක් සිදු කළ ඇතිබව පහත රූපයේ දැක්වෙන ආකාරයෙන් දැනුම් දෙනු ඇත.


නමුත් මෙම වරද සිදුවී ඇත්තේ කුමන වරදක් හේතුවෙන්දැයි නොදැක්වේ.

  • වැරදි දත්තයක් ඇතුළත් කළ අවස්තාවකදී එම වැරද්ද කුමක්ද යන්න හදුන්වා දීම

ඉහත රූපයේ දැක්වෙන ආකාරයෙන් වරදක් සිදු කොට ඇති බව දැනුම් දුන්නද එම වරද කුමක්ද යන්න විස්තර කොට දීම සඳහා Data validation කවුළුවෙහි Error Alert  ටැබයෙහි තෝරාගැනීමෙන් පහත රූපයේ දැක්වෙන පරිදි දත්ත පනිවිඩය සටහන් කළ හැකිය. මෙම ක්‍රියාවලියෙන් පසුව අප විසින් වැරදි දත්තයක් ඇතුළත් කළ හොත් පහත රූපයේ දකුනු පස දැක්වෙන රූපයේ ආකාරයෙන් එම පනිවිඩය දැක්වෙනු ඇත.



0 අදහස් හා මතවාද:

Copyright © 2013 kotuwegedara.com